Rafrænir aðalfundir húsfélaga

Í byrjun sumars 2021 var lögum um fjöleignarhús breytt, þannig að nú er heimilt að halda aðalfundi húsfélaga sem og almenna húsfundi og stjórnarfundi rafrænt að einhverju leyti eða öllu, enda er tryggt að félagsmenn geti tekið fullan þátt í fundarstörfum. Þannig getur hluti félagsmanna verið á fundarstað og hluti á fjarfundi. Þarf stjórnin að tilkynna slíkt fyrirkomulag með góðum fyrirvara og í síðasta lagi með fundarboði en í því þurfa jafnframt að koma fram upplýsingar um tæknibúnað og hvernig félagsmenn tilkynna um rafræna þátttöku og hvar þeir geta nálgast upplýsingar um tilhögun rafrænnar þátttöku á fundinum.

Samkvæmt lögum um fjöleignarhús skal aðalfundur húsfélags haldinn ár hvert fyrir lok aprílmánaðar. Aðalfundir eru hins vegar ekki ólögmætir af þeirri ástæðu einni saman að þeir séu ekki haldnir innan þeirra tímamarka.

Stjórn húsfélags skal boða til aðalfundar skriflega og/eða rafrænt og með sannanlegum hætti með minnst 8 og mest 20 daga fyrirvara. Í fundarboði skal greina fundartíma, fundarstað og dagskrá. Þá skal geta þeirra mála sem ræða á og meginefni tillagna þeirra sem leggja á fyrir fundinn. Vilji eigandi fá mál tekið fyrir og til atkvæðagreiðslu á aðalfundi skal hann greina stjórn frá því skriflega og/eða rafrænt með þeim fyrirvara að unnt sé að geta þeirra í fundarboði.

Á aðalfundi skulu fyrir tekin eftirtalin mál:

1. Skýrsla stjórnar og umræður um hana.

2. Framlagning ársreikninga til samþykktar og umræður um þá.

3. Kosning formanns.

4. Kosning annarra stjórnarmanna.

5. Kosning varamanna.

6. Kosning endurskoðanda og varamanns hans.

7. Framlagning rekstrar- og framkvæmdaáætlunar fyrir næsta ár.

8. Ákvörðun hússjóðsgjalda.

9. Mál sem tiltekin eru í fundarboði.

10. Önnur mál.

Stjórn húsfélags ákveður hvaða kröfur eru gerðar til tæknibúnaðar vegna rafræns fundar og á að sjá til þess að tæki sem notuð eru séu þannig að tryggt sé að uppfyllt séu lagaskilyrði sem gerð eru til húsfundar, þ.m.t. réttur félagsmanns til að sækja húsfund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Tæknibúnaðurinn skal einnig gera það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða félagsmenn sækja fundinn og hvaða tillögu- og atkvæðisrétt þeir hafa auk niðurstöðu atkvæðagreiðslna. Þegar fundur er að einhverju leyti rafrænn skal tæknibúnaðurinn tryggja að félagsmenn á fundarstað geti séð hverjir sækja fundinn rafrænt, taka þar til máls og greiða atkvæði. Sama á við um fjartengda félagsmenn gagnvart þeim félagsmönnum sem eru á fundarstað. Getur stjórnin ákveðið að félagsmenn sem taka þátt í rafrænum húsfundi skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða skjöl o.fl. sem tengist fundinum innan tilskilins frests.

Húsfundi er stjórnað af formanni húsfélagsins, en ef hann er ekki viðstaddur velur fundurinn sjálfur fundarstjóra úr hópi félagsmanna. Einnig getur stjórnin falið utanaðkomandi sérfræðingi að stjórna húsfundi enda er þess getið í fundarboði og samþykkt á fundinum af einföldum meiri hluta fundarmanna, annað hvort miðað við fjölda eða eignarhluta. Stjórninni er einnig heimilt að fá utanaðkomandi aðila til að rita fundargerð.

Rita skal fundargerð um meginatriði allra mála sem tekin eru fyrir og allar ákvarðanir sem teknar eru og hvernig atkvæði hafa fallið. Fundargerðin skal lesin upp í lok fundar, hún leiðrétt og athugasemdir skráðar. Er fundargerðin síðan undirrituð skriflega eða rafrænt af fundarstjóra og ritara. Heimilt er að fela fundarstjóra og ritara að ganga endanlega frá og staðfesta fundargerð að afloknum fundi. Fundargerðir skulu jafnan vera aðgengilegar fyrir félagsmenn og eiga þeir rétt á því að fá staðfest endurrit eða ljósrit þeirra. Nauðsynlegt er að fundargerð sé rituð, lesin upp og undirrituð enda gegnir fundargerðin mikilvægu hlutverki sem heimild um einstaka húsfundi og sönnun þess sem þar fór fram.

Reykjavík 10. janúar 2022

Guðfinna Jóh. Guðmundsdóttir lögmaður

Fasteignamál Lögmannsstofa

gudfinna@fasteignamal.is